Che cos’è un organigramma?

Che cos’è un organigramma? Si tratta di una domanda assai diffusa in ambito lavorativo, alla quale risponderò con questo articolo.
L’obiettivo è definire che cos’è un organigramma, evidenziarne le tipologie più diffuse e i rispettivi aspetti, sottolineando i vantaggi e gli svantaggi per ciascuna struttura.

L’organigramma non è altro che la formalizzazione della struttura organizzativa di un’azienda.
Descrive sinteticamente funzioni, compiti e rapporti gerarchici esistenti.
In una organizzazione è proprio l’organigramma che permette di identificare i ruoli, in modo che essi siano riconoscibili sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione stessa.
Infatti l’organigramma consente di identificare le responsabilità relative alle diverse aree di attività dell’organizzazione.

Esistono in particolare diversi tipi di organigrammi, le cui strutture sono:

  1. Struttura semplice: dove esiste un set di relazioni completamente flessibili con un basso livello di complessità, che deriva da una differenziazione limitata.
    Le strutture semplici sono tipiche di organizzazioni appena formate o piccole, ma possono trovarsi anche all’interno di organizzazioni più estese.
  2. Struttura funzionale: se aumentano le richieste di differenziazione rispetto alla struttura semplice, occorre una struttura funzionale.
    Essa raggruppa attività che si assomigliano in riferimento alla loro funzione lavorativa.
    La struttura funzionale è efficiente nel senso di limitare la duplicazione degli sforzi.
    I top manager hanno un forte controllo, sono gli unici ad avere un quadro generale dell’organizzazione. Questo può essere un difetto, perché se i manager lasciano l’azienda nessuno ne conosce il funzionamento sotto tutti gli aspetti.
    Inoltre, se l’azienda si espande i manager assumono sempre più responsabilità.
  3. Struttura multi-divisionale: serve a limitare il sovraccarico di responsabilità, è un insieme di strutture funzionali distinte.
    Ciascuna struttura funzionale è responsabile della gestione delle proprie attività quotidiane interne, mentre lo staff del quartier generale è soprattutto responsabile del monitoraggio e della gestione dei rapporti fra l’organizzazione e il suo ambiente; ha inoltre il compito di formulare strategie.
    La struttura multi-divisionale raggruppa i dipendenti in questi tre modi:
    – In base alla somiglianza delle loro funzioni all’interno dei processi produttivi (industrie meccaniche).
    – In base al tipo di cliente, ad esempio statale o privato (società di consulenza).
    – In base all’area geografica ove si svolge l’attività (banche).
    Come anticipato, l’ufficio centrale è normalmente responsabile dell’andamento finanziario e della strategia, mentre i manager delle singole divisioni sono incaricati di prendere e mettere in atto le decisioni relative al programma di produzione, alle vendite, al marketing.
    La struttura divisionale è meno efficiente di quella funzionale, solitamente, perché c’è la duplicazione delle attività nella prima, oltre ad una decentralizzazione.
    Allo stesso tempo, la struttura divisionale è essenziale per organizzazioni di grandi dimensioni e ne aumenta la competitività rispetto all’ambiente.
    Inoltre, è più efficiente rispetto al ricambio dirigenziale.
  4. Conglomerati: si formano dalla fusione con altre organizzazioni e derivano dalla creazione di divisioni all’interno di industrie differenti.
    C’è una forte attenzione all’aspetto finanziario, che incide sulle divisioni in modo spesso negativo (in termini di pressione). Ossia, una divisione è efficiente se è in grado di generare profitto.
  5. Struttura a matrice: nasce dalla combinazione della struttura funzionale (efficienza) con quella divisionale (elasticità).
    I manager sul lato funzionale della matrice hanno la responsabilità di assegnare specialisti ai vari progetti, di aiutarli a mantenere e sviluppare le loro capacità tecniche, di controllare il loro rendimento.
    I manager sul lato progettuale hanno la responsabilità di controllare i progetti in termini di bilancio, scadenze. Gli impiegati funzionalmente specializzati vengono assegnati a uno o più progetti da svolgere in gruppo.
    Ogni impiegato deve rispondere a due manager (il capo funzionale e quello del progetto).
    Il conflitto fra capi rende vantaggiosa la struttura a matrice, perché promuovono un’attenzione simultanea agli standard funzionali e alle esigenze specifiche dei progetti.
    La dirigenza deve bilanciare l’equilibrio fra i due rami manageriali.
    Alcuni dei vantaggi di questa struttura sono: enorme flessibilità, disponibilità a nuovi progetti, sfruttare i talenti dei professionisti.
  6. Struttura ibrida: nasce dall’unione di strutture diverse, volta a sfruttare gli aspetti migliori e specifici di ciascun struttura.
  7. Struttura di networks:
    Di tipo orizzontale: consiste nella collaborazione fra molteplici organizzazioni. Si forma specialmente in seguito a rapidi cambiamenti tecnologici.
    In un network, le risorse necessarie alla produzione si distribuiscono tra i diversi partner, in modo che non sia una sola organizzazione a produrre certi prodotti o servizi.

Outsourcing: molte attività vengono svolte al di fuori dell’organizzazione. In questo modo, piccole aziende riescono ad entrare nel network, quando autonomamente invece sarebbero ai margini del mercato. La competizione fra i fornitori tiene sotto controllo i prezzi.
Per quanto riguarda i vantaggi, si riducono i costi, mentre aumenta l’efficienza ed il profitto. Si incoraggia anche la condivisione delle informazioni in modo veloce e le relazioni tra le parti possono diventare di amicizia e fiducia. Si può quindi instaurare un clima collaborativo e produttivo.
Per quanto riguarda gli svantaggi, i partner o i fornitori possono scontrarsi fra di loro. Nel caso di strutture a network è infatti difficile mantenere un’identità organizzativa e un obiettivo comune.

Bisogna inoltre ricordare che l’organigramma non dà indicazioni sul funzionamento di un’azienda, tantomeno sulle relazioni informali e sulla distribuzione reale del potere.
La funzione della struttura sociale è quella di indirizzare l’attenzione degli impiegati verso i compiti di cui sono responsabili. E ovviamente rendere pubblica la propria organizzazione per migliorare la gestione dei rapporti con l’esterno.

Federico Aviano

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Bibliografia:

Bonazzi, G. (2008), Storia del pensiero organizzativo, Milano Franco Angeli.

Hatch, M.J. (1999), La struttura sociale organizzativa, in Teoria dell’organizzazione, Bologna, Il Mulino.

Catino, M. (2012), Le strutture e le configurazioni organizzative, in Capire le organizzazioni, Bologna, Il Mulino.

Un pensiero su “Che cos’è un organigramma?

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