Uffici stampa 2.0, comunicazione giusta al momento giusto

Alessandra Mariotti, dopo aver tenuto per i ragazzi di Labweb un interessante incontro sulle Redazioni 2.0, è tornata a parlare con gli studenti di come funziona un ufficio stampa nell’epoca del web 2.0. Per la sua esperienza lavorativa ha parlato e portato esempi sopratutto da uffici stampa che operano in ambito culturale, ma che sono applicabili anche ad altri settori.

Ufficio stampa
Introduciamo brevemente come funziona un ufficio stampa tradizionale, che ha il compito di promuovere un evento, nel nostro caso culturale, ai media, in modo che possano a loro volta darne notizia ai loro utenti.
La notizia, che va divulgata con comunicati stampa o sul sito web come bacheca statica, deve essere tagliata adeguatamente per il media che si vuole raggiungere, e che la dovrà poi utilizzare, in modo che la trovi appetibile per il proprio target e decida quindi di parlarne a sua volta.
E’ molto importante in questo ambito mantenere buone relazioni con i giornalisti, in quanto principale canale di contatto con il pubblico, in modo da sapere sempre chi contattare perché partecipi a una conferenza stampa a cui può essere realmente interessato, e possa produrre un pezzo adatto alle proprie esigenze.

Uso dinamico del web
Un ufficio stampa passa al 2.0 quando si ha una moltiplicazione dei canali da contattare per far girare la notizia, oggi si sono aggiunti ai tradizionali giornali, tv e radio, mezzi di comunicazione come blog, webzine, video e radio sul web.
Non vanno poi dimenticati i social media, che permettono di entrare in contatto direttamente con le persone da coinvolgere all’evento, senza passare attraverso la rielaborazione di un altro media.
Nuovi strumenti che si mettono a disposizione dell’ufficio stampa, se si fa un uso dinamico della rete, sono interviste video, materiale multimediale e la possibilità di mandare l’evento in streaming diretto sul web, in questo modo il pubblico di riferimento che può assistervi aumenta notevolmente.

La voce di chi partecipa
La fase 2.0 è caratterizzata dalla presenza di feedback dei partecipanti all’evento, è fondamentale quindi imparare a gestire il flusso di comunicazione “dal basso”: raccogliere tweet, foto, post fatti dai presenti è un modo di farsi conoscere nuovo e molto utile. Creare hashtag e parole chiave, o pagine dove condividere i contenuti prodotti dal pubblico, può essere una mossa vincente se utilizzata in modo attento.

Strumenti dell’ufficio stampa
Uno strumento da saper usare per mantenere un buon ufficio stampa è il piano di comunicazione generale: attraverso questo di organizza tutto ciò che è collegato all’evento, dalla conferenza stampa, alla creazione di volantini, alle date di uscita dei comunicati, alle persone da contattare.
Il piano prende in considerazione e coordina anche tutto ciò che accade sul web, nei siti istituzionali degli enti promuoventi, nelle newsletter e nei social network in cui c’è bisogno di promozione continua. Si occupa di cercare la collaborazione di web radio e tv, nel caso possano aiutare con riprese e interviste.

I tempi giusti
Per far funzionare la creazione di un evento e assicurarne una buona riuscita, un elemento centrale è la tempistica. Decidere attentamente in che giornate posizionare un evento, ma anche quando pubblicare le informazioni su di esso, in modo da creare il giusto senso di aspettativa e scoperta, amplia la portata delle notizie.
Rilasciando poco alla volta le novità riguardo l’evento e le sue varie parti darà modo di far parlare più volte dell’argomento e da più punti di vista. Per esempio, lanciare un evento su internet corredato da tutte le informazioni prima della conferenza stampa, non sarà una buona strategia, perché i giornalisti potranno trovare già la notizia senza bisogno di partecipare alla conferenza stampa. Anche un annuncio troppo anticipato non è opportuno in quanto disperderà nel tempo l’effetto della novità.

Buone Tattiche
Si deve quindi cominciare a dare informazioni poco a poco e in ordine adatto per permettere ai giornalisti di venire a conoscenza dell’evento, ma anche di invogliarli a partecipare alla conferenza stampa in cui potranno raccogliere più dettagli, solo allora sarà giusto rendere disponibili i contenuti in rete perché possano utilizzarli. Mantenere qualche particolare da parte e renderlo disponibile poco prima dell’evento fa in modo che la notizia venga data nuovamente e attiri l’attenzione del pubblico al momento giusto.

Dopo l’evento
Tramite rassegna stampa si deve tenere monitorato cosa i media dicono effettivamente di noi, sia prima e durante, che dopo l’evento stesso.
Valutare cosa è andato bene e cosa è da migliorare è importante per crescere e capire come muoversi nel futuro, i dati di fruizione dei vari media indicheranno quale via è più efficace per raggiungere il nostro target o quali mezzi hanno bisogno di più attenzione per conquistare altri utenti.

Elena Versari – Studentessa Compass

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